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对建立代办领事认证业务应急机制的必要性及策略分析

时间:2014-12-18 点击:

代办领事认证业务是贸促会出证认证工作的主要业务之一,也是唯一的可控性不被地方分支会所掌握的业务,是地方分支会风险性最大的业务。其风险性主要体现在费用较高、认证时间没有确定性、认证要求变化大等三个方面,以及基于此所引发的若文件丢失或错误而无法及时弥补等衍生性风险。

深圳市贸促会作为地方分会由于代办领事认证业务量较大,因此需要承担的风险也较大。现结合深圳分会的代办领事认证工作,对代办领事认证业务的风险做一个简单的分析。

以哈萨克斯坦领事认证为例。2013年1月,有一家公司通过深圳分会办理了1份去哈萨克斯坦的公证书的领事认证,哈萨克斯坦领事认证的时间正常需要2个月左右,文件送上去了快两个月,使馆将文件退了回来,理由是公证书的格式不对(虽然文件没有办成,但是已经产生了北京贸促会和外交部的代办费用)。我们和公证处交涉后,公证处重新按照使馆的要求出具了公证书,重新递交到大使馆之后,等了一个多月,使馆又将公证书退了回来,理由是公证书里面的翻译有错误(又一次产生北京贸促会和外交部的代办费用)。我们通过外交部和大使馆沟通之后,按照使馆的要求重新翻译重新做好公证书,再次送到哈萨克大使馆,一个月之后,使馆再次将公证书退回,理由仍然是翻译不对(再次产生北京贸促会和外交部的代办费用)。这次之后,大使馆拒绝和我们沟通,因此直到现在这份公证书也没有办下来哈萨克斯坦的大使馆认证,但是公司却需要缴付三次北京贸促会和外交部的代办费。这体现了我们在代办领事认证业务在认证费用、认证时间和认证要求上存在很高的风险。

这种高风险并不是个例,以近期的伊拉克领事认证为例。2013年4月份以前,伊拉克驻华大使馆对文件的认证要求非常严格,必须是产地证、商业发票、提单、保险单、BV公司出具的检测证明等五套文件一起认证,认证时间为15个工作日左右,使馆文件认证费加上我国外交部和中国贸促会的费用为每份人民币1815元,认证费用比较高,如果这五套文件中的任意一套文件在大使馆签发出来后出现问题,那么这五套文件必须重新认证,因此在认证费用上存在很高的风险。2013年4月份之后,伊拉克大使馆放宽对文件的认证要求,可以只认证产地证和商业发票(但是去伊拉克的所有货物必须认证产地证和发票),认证时间定为15个工作日,文件认证费用仍然为每份人民币1815元,但是大使馆却以需要认证的文件太多为由,对文件的签证一拖再拖,直至5月底才签出4月初的文件,因此在认证时间上存在很高的风险。并且伊拉克大使馆对商业发票提出新的要求,不管是以前提交的还是现在提交的商业发票,都按照新要求执行,以前提交的发票没有按照新要求标准的予以退回,因此在认证要求上也存在很高的风险。

表面上这三方面的风险是企业的风险,实际上是我们贸促会尤其是地方分支会需要承担的风险。认证费用比较高,如果企业认证完之后不去缴费,那么就需要我们承担;认证时间不确定,如果时间大大超过我们告知企业的预期时间,那么我们的信誉就会受到影响、我们的办事能力就会受到企业的质疑,不利于业务的持续发展;认证要求变化大,如果我们不能及时将使馆要求反馈给企业,导致企业提交的文件不符合使馆的认证要求,那么就会造成时间和费用上的风险。

另外,如果我们在代办领事认证业务中出现失误,比如在邮寄过程中快递将文件丢失或者外交部将文件错送到别的大使馆,那么都将产生很难弥补的后果,将承担极大的风险。

这些风险不仅体现在经济方面我们需要承担相应的认证费用,甚至赔偿企业的损失;在对外影响方面,也有损我们的品牌形象,品牌形象损失的影响远远超过经济损失。

然而,现在我们在面对这些风险时却缺乏相应的应急处理机制,对这些风险的处理不够妥善,因此我们急需建立起完善的代办领事认证业务应急机制。

结合深圳分会的工作经验,建立应急机制可以从以下几个方面来考虑:

第一,建立与使馆直接沟通的渠道。目前,我们代办领事认证的送往地点主要是北京大使馆,另外还有上海、广州和香港领事馆。给我们造成最大风险的也是北京大使馆,主要原因是中间必须通过北京总会和外交部,无法与大使馆取得直接的联系。只要能与使馆直接沟通,许多风险就能化解于萌芽阶段,比如能及时确定认证要求和认证时间等。

以香港阿根廷领事馆为例,其领事认证时间一般为2周左右,2013年4月份,有一家香港公司通过我们办理一份商业发票的香港阿根廷领事认证,文件在快递的过程中丢失,阿根廷使馆并没有收到我们递送的文件,2周之后我们才发现这个情况,于是马上和使馆电话沟通,使馆了解情况后提出公司重新补一份文件和一份情况说明的加急申请,并在公司重新递交资料后于收到的当天签发出来,因此并没有耽误公司对文件的使用,很妥善的化解了我们需要承担的风险。

第二,建立完善的奖惩制度。对于一定时期没有出现问题的经办人要给以一定的奖励,对于出现问题的经办人要给以一定的处罚,这样才能增强经办人的积极性和责任感,从主观上消除风险隐患。

第三,加强对经办人的培训,提高处理突发情况的能力。定期对各种问题进行汇总,并对经办人进行相应的培训,统一学习应对突发情况的知识,统一个人处理问题的方法,消除因个人的处理方法不一致所带来的负面影响。

第四,设立领事认证应急基金。因为代办领事认证涉及的金额较大,随时可能出现需要我们预付费用的突发情况,所以建立领事认证应急基金很有必要,只有专款专用才能及时解决问题。

 
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